Privacy Policy Casavo – Firma Digitale

La presente informativa descrive i trattamenti di dati personali effettuati nell’ambito del servizio di firma elettronica avanzata con OTP offerto dal Gruppo Casavo mediante la piattaforma eSignAnyWhere.

Ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”) e della vigente normativa nazionale in materia di protezione dei dati personali, Casavo Management S.p.A., con sede legale in Milano, via Elia Lombardini n. 10, iscritta presso il Registro delle Imprese di Milano, numero di iscrizione e codice fiscale 10053290960, P. IVA 10540340964 in qualità di titolare del trattamento (di seguito “Titolare” o “Casavo”), La informa che i Suoi dati saranno trattati con le modalità e per le finalità seguenti. Ove non diversamente indicato, quanto contenuto nella presente informativa dovrà intendersi applicabile ai dati personali trattati sia nell’ambito dell’utilizzo del Sito sia nell’ambito dell’utilizzo dell’App. Resta inteso che per i trattamenti di dati personali effettuati per finalità diverse da quelle di seguito indicate troveranno applicazione le informative sul trattamento relative ai servizi di volta in volta considerati.

Per qualsiasi domanda relativa alla presente Informativa sulla privacy o all’utilizzo da parte nostra dei suoi dati personali è possibile contattare il nostro Responsabile della Protezione dei Dati tramite e-mail all’indirizzo [email protected].

1. OGGETTO DEL TRATTAMENTO

Il Titolare tratta esclusivamente i dati personali identificativi e non particolari/sensibili comunicati dagli utenti in fase di adesione al servizio di firma digitale tramite email e/o area riservata e in particolare, a titolo non esaustivo: nome e cognome, data e luogo di nascita, copia del documento d’identità, numero di telefono e indirizzo e-mail.

2. FINALITÀ E BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO

I dati personali sono trattati per le finalità e basi giuridiche di seguito descritte:

A. “Finalità di Servizio” quali:

i. concludere il contratto di cui è parte l’interessato, nonché per dare esecuzione alle prestazioni contrattuali o per erogare i servizi richiesti dall’utente (a titolo esemplificativo, firma della documentazione relativa all’immobile per la vendita o l’acquisto), in particolare: i dati personali e le categorie particolari di dati personali, forniti direttamente dall’interessato e/o raccolti attraverso la compilazione di form cartacei sono trattati per finalità di conclusione del contratto/servizio, inclusa l’attivazione della fornitura attraverso l’invio della one time password a mezzo di sms e/o posta elettronica e/o di app su mobile, oltre che per finalità amministrative e contabili correlate ai contratti di servizio;

ii. consentire all’utente di utilizzare il Sito ed in particolare per la funzione di firma digitale, consentire all’utente la gestione tecnica del Sito e delle sue funzioni operative, includendo la risoluzione di tutti i problemi tecnici, anche attraverso l’utilizzo della chat presente sul Sito.

Per il perseguimento delle “Finalità di Servizio” di cui alla presente lettera A, i dati personali saranno trattati in esecuzione di un contratto e/o per l’adempimento di impegni precontrattuali, senza necessità di previo consenso espresso da parte dell’utente.

B. “Finalità di adempimento di obblighi di legge del Titolare”

i. I dati personali saranno trattati per garantire l’ottemperanza del Titolare agli obblighi previsti da leggi, regolamenti o dalla normativa nazionale e comunitaria ovvero imposti dalle autorità competenti. Tale trattamento è necessario per adempiere ad un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare e non richiede il consenso dell’utente.

C. “Finalità connesse al perseguimento di un legittimo interesse del Titolare”, in particolare:

i. prevenzione e repressione degli atti illeciti nonché l’esercizio dei diritti del Titolare in sede giudiziaria e la gestione del contenzioso: l’interesse del Titolare corrisponde al diritto di azione costituzionalmente garantito (art. 24 Cost.) e, in quanto tale, è socialmente riconosciuto come prevalente rispetto agli interessi del singolo soggetto interessato;

ii. gestione e manutenzione del Sito e/o dell’App: l’interesse del Titolare fa capo al generale interesse di un’impresa a garantire l’operatività aziendale, anche mediante l’operatività del Sito e/o dell’App, e possibili efficientamenti del servizio offerto;

iii. prevenzione e scoperta di attività fraudolente o abusi (ivi incluso per verificare la legittimazione degli utenti che agiscono per conto di agenzie immobiliari terze a pubblicare annunci immobiliari sul Sito a nome delle agenzie immobiliari): l’interesse del Titolare fa capo all’interesse legittimo, reale ed attuale a non subire danni a seguito di condotte illecite altrui;

iv. trasmissione dei dati personali ad altre società controllate dal Titolare situate all’interno dell’Unione Europea (“Società del Gruppo Casavo”) per fini amministrativi interni, ai sensi di quanto previsto dal Considerando 48 del GDPR, e per consentire di fornire i nostri servizi;

v. l’invio di comunicazioni commerciali via e-mail relative a servizi e prodotti del Titolare analoghi a quelli di cui l’utente ha già usufruito: l’interesse del Titolare fa capo al generale interesse di un’impresa a promuovere i propri servizi ed è considerato legittimo perché in linea con le ragionevoli aspettative dei soggetti interessati, tenuto conto del rapporto tra questi e il Titolare. Ogni e-mail inviata permetterà all’utente, cliccando sull’apposito link, di rifiutare ulteriori invii.

Per il perseguimento delle “Finalità connesse al perseguimento di un legittimo interesse del Titolare” di cui alla presente lettera C, i dati personali saranno trattati per perseguire un legittimo interesse del Titolare, senza quindi necessità di previo consenso espresso da parte dell’utente.

3. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati personali è effettuato, con modalità elettroniche e cartacee, per mezzo delle operazioni di raccolta, registrazione, aggiornamento, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, cancellazione e distruzione dei dati personali. I dati personali sono protetti in modo da minimizzare il rischio di distruzione, perdita (compresa la perdita accidentale), accesso/utilizzo non autorizzati o utilizzo incompatibile con la finalità iniziale della raccolta. Ciò viene conseguito con le misure di sicurezza tecniche e organizzative attuate dal Titolare.

4. CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI

Il Titolare tratta i dati personali per il tempo necessario ad adempiere alle proprie finalità, e comunque non oltre i periodi di tempo di seguito indicati. Resta inteso che, al termine di tali periodi, il Titolare sarà tuttavia legittimato a conservare ulteriormente i dati personali, in tutto o in parte, per determinate finalità, come espressamente richiesto da specifiche previsioni di legge o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria nel termine di prescrizione decennale previsto dall’articolo 2946 c.c. (ad esempio, in caso di contestazioni da parte dell’utente).

4.1 Conservazione dei dati personali nel contesto dell’utilizzo della firma digitale

Nel contesto dell’utilizzo della firma digitale, il Titolare tratta i dati personali in una forma che consenta l’identificazione degli stessi per un arco temporale non superiore al conseguimento delle finalità per le quali i dati sono stati raccolti.

I dati relativi ai Certificati e/o all’Identità digitale, anche ove raccolti mediante il sistema di registrazione audio-video, verranno conservati per 20 (venti) anni dalla cessazione del contratto ovvero dalla scadenza o dalla revoca.

4.2. Conservazione dei dati personali nel contesto dell’utilizzo del Sito

Nel contesto dell’utilizzo del Sito, il Titolare tratta i dati personali per il tempo necessario ad adempiere alle finalità di cui alla Sezione ‎2 (Finalità e basi giuridiche del trattamento) e comunque:

• non oltre 2 anni dalla raccolta per le “Finalità di Servizio”, le “Finalità di adempimento di obblighi di legge del Titolare” e le “Finalità connesse al perseguimento di un legittimo interesse del Titolare”;

• non oltre 5 anni dalla raccolta per le “Finalità di svolgimento di manifestazioni a premi”;

• non oltre 2 anni dalla raccolta per le “Finalità di marketing” e le “Finalità di marketing di terzi”.

4.3 Conservazione dei dati personali nel contesto dell’utilizzo dell’App

Nel contesto dell’utilizzo dell’App, il Titolare tratta i dati personali per il tempo necessario ad adempiere alle finalità di cui alla Sezione ‎2 (Finalità e basi giuridiche del trattamento) e comunque:

• non oltre 2 anni dalla raccolta, relativamente ai dati identificativi e di contatto dell’utente;

• non oltre 4 mesi dalla raccolta, relativamente ai video registrati nel corso delle videochiamate;

• non oltre 18 mesi dalla raccolta, relativamente alle immagini registrate nel corso della videochiamata.

5. CONFERIMENTO DEI DATI PERSONALI

Il conferimento dei dati nel contesto dell’utilizzo del servizio di firma digitale è obbligatorio, e verrà effettuato senza esplicito consenso dell’interessato, per consentire la conclusione del contratto o per l’erogazione delle prestazioni e dei servizi richiesti.

Nel contesto dell’utilizzo del Sito e/o dell’App, il conferimento dei dati personali per le “Finalità di Servizio” dell’utilizzo del Sito e/o dell’App è obbligatorio. Questi dati sono necessari per il rapporto con il Titolare e la fruizione dei servizi. L’utente può comunque decidere di non conferire i dati personali; tuttavia, in assenza di questi dati personali non sarà possibile usufruire dei servizi del Titolare.

6. ACCESSO AI DATI PERSONALI

I dati personali saranno trattati dal nostro staff deputato al trattamento dei dati personali e dalle seguenti categorie di soggetti (ivi inclusi, ma non limitati a):

i. dipendenti e/o collaboratori del Titolare nella loro qualità di incaricati del trattamento e/o responsabili interni e/o amministratori di sistema (a titolo esemplificativo, consulenti autorizzati alla gestione del Sito e alla fornitura dei relativi servizi nel contesto dell’utilizzo del Sito; analisti immobiliari nel contesto dell’utilizzo dell’App);

ii. dipendenti e consulenti dei dipartimenti legale, marketing (ove l’utente abbia prestato il proprio consenso per le “Finalità di marketing”), finanza, amministrazione e contabilità e gli altri nostri dipartimenti, nella loro qualità di incaricati del trattamento e/o responsabili interni del trattamento;

iii. Società del Gruppo Casavo e soggetti terzi (e. fornitori di servizi IT, hosting providers etc., nonché, nel contesto dell’utilizzo dell’App, agenzie immobiliari che utilizzano l’App per organizzare e gestire l’appuntamento virtuale per conto del Titolare) ai quali noi, come Titolare, esternalizziamo alcuni servizi, comprese le operazioni di trattamento, in qualità di responsabili esterni del trattamento.

7. COMUNICAZIONE DI DATI PERSONALI

Il Titolare può comunicare i dati personali degli utenti senza necessità di consenso da parte dell’utente:

i. a terzi nella loro qualità di titolari autonomi del trattamento per l’esecuzione delle “Finalità di Servizio” (ad esempio per consentire all’utente di inoltrare le richieste di informazioni agli inserzionisti i cui annunci immobiliari sono pubblicati sul Sito), nonché per consentire alle Società del Gruppo Casavo di fornire i rispettivi servizi, anche in base alla localizzazione dell’immobile dell’utente o di cui l’utente intende valutare l’acquisto (a titolo esemplificativo, se l’immobile si trova in Germania, le informazioni personali, se necessario, saranno inoltrate alla nostra capogruppo tedesca che elaborerà la richiesta dell’utente e, se applicabile, preparerà tutti i passaggi necessari per la vendita dell’immobile). Il processo di vendita e la sua preparazione sono descritti in modo più dettagliato nei nostri Termini e Condizioni. L’utente potrà in ogni momento richiedere al Titolare, scrivendo all’indirizzo indicato alla Sezione ‎dedicata alle modalità di esercizio dei diritti, ulteriori informazioni sui soggetti cui i propri dati personali possono essere comunicati;

ii. ad eccezione dei video e delle immagini, a soggetti terzi (a titolo esemplificativo, Società del Gruppo Casavo, partner, liberi professionisti, etc.), in qualità di autonomi titolari del trattamento, per lo svolgimento di attività strumentali alle “Finalità di Servizio;

iii. a organi di controllo, forze dell’ordine o magistratura Ministero delle finanze, Agenzia delle Entrate, enti ministeriali e Autorità competenti, Enti locali (regioni, province, comuni), Commissioni tributarie regionali e provinciali, su loro espressa richiesta che li tratteranno in qualità di autonomi titolari del trattamento per finalità istituzionali e/o in forza di legge nel corso di indagini e controlli.

Solo previo consenso dell’utente, esclusivamente nel contesto dell’utilizzo del Sito:

i. a partner del Titolare quali reti di agenzie immobiliari, motori di ricerca di settore e/o società operanti in settori affini a quello immobiliare (es. arredamenti, settore finanziario, mutuo, traslochi ecc.), nonché alle Società del Gruppo Casavo, per le “Finalità di marketing di terzi” nel contesto dell’utilizzo del Sito.

La lista aggiornata dei terzi titolari autonomi cui i dati personali degli utenti possono essere comunicati è disponibile presso il Titolare e potrà essere richiesta scrivendo all’indirizzo indicato alla sezione dedicata alle modalità di esercizio dei diritti dell’interessato.

8. TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI

Nel contesto dell’utilizzo del Sito e/o dell’App, i dati personali non saranno diffusi in alcun modo né saranno oggetto di trasferimento in un paese extra UE.

9. DIRITTI DELL’INTERESSATO

Il Titolare La informa che, in qualità di soggetto interessato, se non ricorrono le limitazioni previste dalla legge, l’utente ha il diritto di:

i. ottenere la conferma dell’esistenza o meno di suoi dati personali, anche se non ancora registrati, e che tali dati vengano messi a disposizione dell’utente in forma intellegibile;

ii. ottenere indicazione e, se del caso, copia: a) dell’origine e della categoria dei dati personali; b) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici; c) delle finalità e modalità del trattamento; d) degli estremi identificativi del Titolare e dei responsabili; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali; f) quando possibile, del periodo di conservazione dei dati oppure i criteri utilizzati per determinare tale periodo; g) dell’esistenza di un processo decisionale automatizzato, e in tal caso delle logiche utilizzate, dell’importanza e delle conseguenze previste per l’interessato; h) dell’esistenza di garanzie adeguate in caso di trasferimento dei dati a un paese extra-UE o a un’organizzazione internazionale;

iii. ottenere, senza ingiustificato ritardo, l’aggiornamento e la rettifica dei dati inesatti ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati incompleti;

iv. revocare in ogni momento, con facilità, senza impedimenti, i consensi eventualmente prestati, utilizzando, se possibile, gli stessi canali usati per fornirli;

v. ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati: a) trattati illecitamente; b) non più necessari in relazione agli scopi per i quali sono stati raccolti o successivamente trattati; c) in caso di revoca del consenso su cui si basa il trattamento e in caso non sussista altro fondamento giuridico, d) qualora l’utente si sia opposto al trattamento e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per proseguire il trattamento; e) in caso di adempimento di un obbligo legale; f) nel caso di dati riferiti a minori. Il Titolare può rifiutare la cancellazione solo nel caso di: (1) esercizio del diritto alla libertà di espressione e di informazione; (2) adempimento di un obbligo legale, esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse o esercizio di pubblici poteri; (3) motivi di interesse sanitario pubblico; (4) archiviazione nel pubblico interesse, ricerca scientifica o storica o a fini statistici; (5) esercizio di un diritto in sede giudiziaria;

vi. ottenere la limitazione del trattamento nel caso di: a) contestazione dell’esattezza dei dati personali; b) trattamento illecito del Titolare per impedirne la cancellazione; c) esercizio di un diritto dell’utente in sede giudiziaria; d) verifica dell’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del Titolare rispetto a quelli dell’interessato;

vii. ricevere, qualora il trattamento sia effettuato con mezzi automatici, senza impedimenti e in un formato strutturato, di uso comune e leggibile i dati personali che La riguardano per trasmetterli ad altro titolare o – se tecnicamente fattibile – di ottenere la trasmissione diretta da parte del Titolare ad altro titolare;

viii. opporsi, in tutto o in parte: a) per motivi legittimi, connessi alla situazione particolare dell’utente, al trattamento dei dati personali che lo riguardano; b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale di comunicazione, mediante l’uso di sistemi automatizzati di chiamata senza l’intervento di un operatore mediante e-mail e/o con modalità tradizionali mediante telefono e/o posta cartacea;

ix. proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.

x. Nei casi di cui sopra, ove necessario, il Titolare porterà a conoscenza i soggetti terzi ai quali i dati personali dell’utente sono comunicati dell’eventuale esercizio dei diritti da parte di quest’ultimo, ad eccezione di specifici casi (es. quando tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato).

10. MODALITÀ DI ESERCIZIO DEI DIRITTI

L’utente potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti di cui alla Sezione ‎9 (Diritti dell’interessato) che precede:

• inviando una raccomandata A.R. all’indirizzo del Titolare;

• inviando una mail a [email protected]

11. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento è CASAVO MANAGEMENT S.p.A., con sede legale in Milano, via Elia Lombardini n. 10.

Ultimo aggiornamento: 03/02/2022